Teknologi Informasi: Keunggulan Kompetitif Dalam Operasional Perusahaan Pada Era Globalisasi

A. Definisi Teknologi Informasi

Dalam forum internasional istilah teknologi informasi mulai dipergunakan secara luas di pertengahan tahun 1980-an. Teknologi ini merupakan pengembangan dari teknologi komputer yang dipadukan dengan teknologi telekomunikasi. Definisi dari kata informasi secara internasional telah disepakati sebagai hasil dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih. Komputer merupakan bentuk teknologi informasi pertama yang dapat melakukan proses pengolahan data menjadi informasi. Dalam kurun waktu yang kurang lebih sama, kemajuan teknologi telekomunikasi terlihat sedemikian pesatnya, sehingga mampu membuat dunia jadi serasa lebih kecil (mereduksi ruang dan waktu/time and space).

Dari keterangan diatas dapat di simpulkan bahwa teknologi informasi adalah suatu teknologi yang berhubungan dengan pengolahan data menjadi informasi dan proses penyaluran data/informasi tersebut dalam batas-batas ruang dan waktu. Dengan demikian komputer merupakan salah satu produk dalam domain teknologi informasi.

B. Konsep Keunggulan Kompetitif Teknologi Informasi

Keunggulan kompetitif perusahaan dapat dibangun di atas salah satu dari tiga disiplin nilai.

1. Operational excellence (operasional prima).
Perusahaan berupaya mencapai biaya paling efisien pada setiap proses bisnis yang menghasilkan kualitas jasa dan barang sesuai harapan pelanggan.
2. Customer intimacy (keakraban dengan pelanggan).
Mempertahankan bisnis dengan menunjukkan pemahaman luar biasa pada kebutuhan dan harapan pelanggan melebihi rata-rata kompetitor.
3. Product leadership (produk atau layanan yang senantiasa inovatif dan terdepan).
Perusahaan yang menggunakan strategi ini membangun keunggulan kompetitif dengan terus-menerus menciptakan produk atau layanan yang paling canggih, paling baik, paling inovatif.

C. Evolusi Perkembangan Teknologi Informasi

Perkembagan teknologi infromasi yang sedemikian cepatnya telah membawa dunia memasuki era baru yang lebih cepat dari yang pernah dibayangkan sebelumnya. Setidak-tidaknya ada empat era penting sejak ditemukannya komputer sebagai alat pengolah data sampai dengan era internet saat komputer menjadi senjata utama dalam berkompetisi dalam dunia global. Setiap era memiliki karakteristik masing-masing, dan secara langsung maupun tidak langsung memiliki hubungan yang erat dengan alam kompetisi dunia usaha, baik secara makro maupun mikro. Yang harus dipahami, tidak semua neraga di dunia telah memasuki pemanfaatan komputer yang dicirikan oleh era keempat selain negara negara maju seperti Amerika Serikat,Jepang,Jerman dan negara negara besar lainnya.

Inilah ke-empat era perkembangan teknologi informasi ditinjau dari segi penggunaannya dari waktu ke waktu :

1. Era Komputerisasi
Periode ini dimulai sekitar tahun 1960-an ketika minikomputer dan mainframe diperkenalkan kepada perusahaan. Kemampuan komputer untuk menghitung yang sedemikian cepat menyebabkan banyak sekali perusahaan yang memanfaatkannya untuk keperluan pengolahan data. Pemakai komputer di masa ini ditujukan untuk meningkatkan efisiensi, karena terbukti untuk pekerjaan-pekerjaan tertentu, menggunakan komputer jauh lebih efisien (dari segi waktu dan biaya) dibanding dengan mempekerjakan berpuluh-puluh SDM untuk hal serupa. Hampir semua perusahaan besar yang bergerak dalam bidang infrastruktur pada saat itu membeli perangkat komputer untuk membantu kegiatan administrasi. Keperluan organisasi yang paling banyak menyita waktu komputer pada saat itu adalah untuk administrasi back office, terutama yang berhubungan dengan akuntansi dan keuangan. Di pihak lain, kemampuan mainframe untuk melakukan perhitungan rumit juga dimanfaatkan perusahaan untuk membantu menyelesaikan problem-problem teknis operasional, seperti simulasi perhitungan pada industri pertambangan dan manufaktur.

2. Era Teknologi Informasi

Kemajuan teknologi digital yang dipadu dengan telekomunikasi telah membawa komputer memasuki masa-masa revolusinya. Di awal tahun 1970-an, teknologi PC mulai diperkenalkan sebagai alternatif pengganti minikomputer. Dengan seperangkat komputer yang dapat ditaruh di meja kerja (desktop), seorang manajer atau teknisi dapat memperoleh data atau informasi yang telah diolah oleh komputer (dengan kecepatan yang hampir sama dengan kecepatan minikomputer bahkan mainframe).

Kegunaan komputer diperusahaan tidak hanya untuk meningkatkan efesiensi, tapi juga untuk mendukung terjadinya proses kerja yang lebih efektif. Tidak seperti halnya pada era komputerisasi ketika komputer hanya menajdi “milik pribadi” devisi EDP (Electronic Data Processing) perusahaan, di era kedua ini setiap individu di organisasi dapat memanfaatkan kecanggihan komputer, seperti untuk mengolah database, spreadsheet, maupun data processing (end user computing). Pemakai komputer dikalangan perusahaan semakin marak, terutama di dukung oleh alam komputerisasi yang telah berubah dari monopoli menjadi pasar bebas. Secara tidak langsung perusahaan telah memanfaatkan teknologi komputer secara efisien dan efektif dibandingkan perusahaan yang sebagian prosesnya masih dikelola secara manual. Pada era inilah komputer memasuki babak barunya, yaitu sebagai suatu fasilitas yang dapat memberikan keuntungan kompetisi bagi perusahaan, terutama yang bergerak di bidang pelayanan atau jasa.

3. Era Sistem Informasi

Teori-teori manajemen organisasi secara intensif mulai diperkenalkan di awal tahun 1980-an. Teori yang paling banyak dipelajari dan diterapkan adalah mengenai manajemen perubahan (change management). Pada hampir semua kerangka teori manajemen perubahan ditekankan pentingnya teknologi informasi sebagai salah satu komponen utama yang harus diperhatikan oleh perusahaan yang ingin menang dalam persaingan bisnis. Seperti pada kedua era sebelumnya yang lebih menekankan pada unsur teknologi, pada era manajemen perubahaan yang lebih ditekankan adalah sistem informasi, karena komputer dan teknologi informasi merupakan komponen dari sistem tersebut. Kunci keberhasilan perusahaan di era tahun 1980-an adalah penciptaan dan pengusaaan informasi secara cepat dan akurat. Beberapa ahli manajemen menekankan bahwa perusahaan yang menguasai informasilah yang memiliki keunggulan kompetitif di dalam lingkungan makro “regulated free market“. Didalam periode ini, perubahaan secara filosofi dari perusahaan tradisional menuju perusahaan modern terletak bagaimana menajemen melihat kunci kinerja perusahaan. Organisasi tradisional melihat struktur perusahaan sebagai kunci utama pengukuran kinerja, sehingga semuanya diukur secara hierarki berdasarkan devisi-devisi atau departemen. Dalam teori organisasi modern, ketika persaingan bebas telah menyebabkan customer harus pandai-pandai memilih produk yang beragam dipasar, proses penciptaan produk atau pelayanan kepada pelanggan merupakan kunci utama kinerja perusahaan. Keadaan ini sering diasosiasikan dengan istilah manajemen “Market driven” atau “customer base company” yang pada intinya adalah penilaian kinerja perusahaan dari kepuasan para pelanggannya. Dan yang sangat jelas dalam format kompetisi yang baru ini adalah bahwa peranan komputer dan teknologi informasi yang digabungan dengan komponen lain seperti proses, prosedur, struktur organisasi, SDM, budaya perusahaan, manajemen dan komponen terkait lainnya dalam membentuk sistem informasi yang baik, merupakan salah satu kunci keberhasilan perusahaan secara strategis. Tidak dapat disangkal lagi bahwa kepuasan pelanggan terletak pada kualitas pelayanan. Pada dasarnya, dalam memilih produk atau jasa yang dibutuhkannya, seorang pelanggan akan mencari perusahaan yang menjual produk atau jasa tersebut dengan istilah : cheaper (lebih murah), better (lebih baik) dan faster (lebih cepat). Disinilah peranan sistem informasi sebagai komponen utama dalam memberikan keunggulan kompetitif perusahaan. Oleh karena itu kunci kinerja perusahaan adalah pada proses yang terjadi baik di dalam perusahaan (back office) maupun yang langsung bersinggungan dengan pelanggan (front office). Dengan memfokuskan diri pada penciptaan proses (business process) yang efisien, efektif, dan terkontrol dengan baik, sebuah perusahaan akan memiliki kinerja yang handal. Tidak heran bahwa di era tahun 1980-an sampai dengan awal tahun 1990-an terlihat banyak sekali perusahaan yang melakukan BPR (Business Process Reengineering), restrukturisasi, implementasi ISO-9000, implementasi TQM, Instalasi dan pemakaian sistem informasi korporat (SAP, Oracle, BAAN) dan lain sebagainya.

4. Era Globalisasi Informasi

Ketika sebuah seminar internasional mengenai internet diselenggarakan di San Fransisco pada tahun 1996, para praktisi teknologi informasi yang dahulu bekerja sama dalam penelitian untuk memperkenalkan internet ke dunia industri pun secara jujur mengaku bahwa mereka tidak pernah menduga perkembangan internet akan menjadi seperti ini. Ibaratnya mereka melihat bahwa yang ditanam adalah benih pohon ajaib, yang tiba-tiba membelah diri menjadi pohon raksasa yang tinggi menjulang. Sulit untuk menemukan teori yang dapat menjelaskan semua fenomena yang terjadi sejak awal tahun 1990-an, namun fakta yang terjadi dapat disimpulkan sebagai berikut :

Tidak ada yang dapat menahan lajunya perkembangan teknologi informasi. Keberadaannya telah menghilangkan garis-garis batas antar negara dalam hal flow of information. Tidak ada negara yang mampu mencegah mengalirnya informasi dari atau keluar negara lain, karena batasan antar negara tidak dikenal dalam dunia maya. Penerapan teknologi seperti LAN, WAN, GlobalNet, Internet, Intranet, Ekstranet, semakin hari semakin merata dan membudaya di masyarakat. Terbukti sangat sulit untuk menentukan perangkat hukum yang sesuai dengan bukti dan efektif untuk menangkal segala hal yang berhubungan dengan penciptaan dan aliran informasi. Perusahaan-perusahaan pun sudah tidak terikat lagi pada batasan fisik. Melalui dunia maya, seseorang dapat mencari pelanggan di seluruh lapisan masyarakat dunia yang terhubung dengan jaringan internet. Transaksi-transaksi perdagangan dapat dengan mudah dilakukan di cyberspace melalui transaksi elektronik dengan pembayaran secara elektronik pula (electronic payment). Kemudahan-kemudahan yang ditawarkan perangkat canggih teknologi informasi telah mengubah mindset manajemen perusahaan sehingga tidak jarang terjadi perusahaan yang banting stir menggeluti bidang lain. Bagi negara dunia ketiga atau yang sedang berkembang, dilema mengenai pemanfaatan teknologi informasi amat terasa. Di satu sisi banyak perusahaan yang belum siap karena struktur budaya atau SDM-nya, sementara dipihak lain investasi besar harus dikeluarkan untuk membeli perangkat teknologi informasi. Tidak memiliki teknologi informasi, berarti tidak dapat bersaing dengan perusahaan multinasional lainnya, alias harus gulung tikar.

Lingkungan bisnis yang ada pada saat ini sedemikian seringnya berubah dan dinamis. Perubahan yang terjadi tidak hanya sebagai dampak kompetisi yang ketat, namun dipengaruhi juga dengan faktor-faktor eksternal lainya seperti politik, ekonomi dan sosial budaya yang secara tidak langsung menghasilkan kebijakan atau peraturan baru yang harus ditaati perusahaan. Secara operasional , tentu saja fenomena ini sangat menyulitkan para praktisi teknologi informasi dalam menyusun sistemnya. Tidak jarang terjadi perubahan kebutuhan sehingga harus diadakan analisis ulang terhadap sistem yang akan di bangun. Dengan mencermati keadaan ini, jelas terlihat kebutuhan baru akan teknologi yang mampu adaptif terhadap perubahan. Para praktisi negara maju menjawab tantangan ini dengan menghasilakn produk-produk aplikasi yang berbasis objek, seperti OOP (Object Oriented Programming), OODBMS (Object Oriebted Database Management Sistem), Object Technologi Distributed Object dan sebagainya.

D. Strategi Penggunaan Teknologi Informasi

a. Bisnis Yang Berfokus Kepada Pelanggan.
Layanan terbaik bukan lahir dari rumusan rapat para manajer dan direktur dari sebuah perusahaan. Layanan terbaik juga bukan rumusan strategi bisnis yang sudah direncanakan pada 10 tahun yang lalu sejak awal berdirinnya perusahaan. Namun Layanan terbaik adalah sejauh mana anda memahami keinginan pelanggan pada hari kemarin, saat ini dan prediksi yang akan datang. Karena di era teknologi informasi ini peluang berubahnya persepsi pelanggan bisa berbalik arah karena hal berikut :

• Pesaing yang lebih jeli mengambil hati pelanggan anda

• Kemunduruan layanan pihak internal perusahaan

• Harga yang lebih menarik dari pasar umum

• Tawaran sistem pembayaran yang lebih fleksibel

Layanan yang baik adalah layanan yang paling sesuai dengan keinginan pelanggan terutama secara prioritas adalah pelanggan secara kebanyakan atau pelanggan yang masuk kategori utama/VIP. Saya yakin anda para pebisnis tidak membedakan pelanggan-pelanggan anda dengan baik untuk mewujudkan bentuk layanan yang lebih ekslusif untuk pelanggan terbaik.

b. Value Chain Analysis
Fungsi Manajemen Biaya adalah memberikan informasi yang berguna bagi manajer dalam mengambil keputusan strategis dan meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan (Blocher, Chen dan Lin, 1999). Perangkat informasi yang lebih luas ini setidaknya harus memenuhi dua syarat ( Hansen and Mowen, 2000). Pertama, perangkat informasi ini harus mencakup informasi mengenai lingkungan perusahaan dan lingkungan kerja perusahaan. Kedua, perangkat informasi tersebut juga harus prospektif dan karenanya harus memberikan pandangan mengenai periode dan kegiatan di masa-masa mendatang. Kerangka rantai-nilai (Value Chain) dengan data biaya untuk mendukung analisis rantai nilai diperlukan untuk memenuhi syarat pertama. Informasi untuk mendukung analisis daur hidup produk diperlukan untuk memenuhi syarat kedua. Dengan demikian analisis Value Chain dapat digunakan sebagai salah satu alat analisis manajemen biaya untuk pengambilan keputusan strategis dalam menghadapi persaingan bisnis yang semakin ketat.

Analisis Value Chain memandang perusahaan sebagai salah satu bagian dari rantai nilai produk. Rantai nilai produk merupakan aktifitas yang berawal dari bahan mentah sampai dengan penanganan purna jual. Rantai nilai ini mencakup aktivitas yang terjadi karena hubungan dengan pemasok (Supplier Linkages), dan hubungan dengan konsumen (Consumer Linkages). Aktifitas ini merupakan kegiatan yang terpisah tapi sangat tergantung satu dengan yang lain. (Porter, 2001). Analisis value Chain membantu manajer untuk memahami posisi perusahaan pada rantai nilai produk untuk meningkatkan keunggulan kompetitif. Weiler et all, 2004, menyatakan bahwa pendekatan Analisis Value Chain dan Value Coalitions merupakan pendekatan terbaik dalam membangun nilai perusahaan kearah yang lebih baik. Analisis Value Chain dan Value Coalitions lebih sering berhubungan dengan aktivitas luar perusahaan.

c. Business Process Re-Engineering (BPR)
Business Process Reengineering ( BPR ) juga di kenal sebagai proses inovasi dan rekayasa ulang proses utama bisnis. Selain itu BPR terkadang di definisikan dengan nama-nama yang lain seperti : inovasi proses, rekayasa proses utama, analisa proses kerja dan peningkatan proses. Di dalamnya terjadi perubahan radikal proses bisnis untuk mendapatkan hasil kinerja dan pengurangan biaya.

Perusahaan yang pelu menerapkan reengineering itu adalah

1. Kebangkrutan yang akan menerpa.
2. Mereka memandang akan banyak ancaman yang bakal muncul. Dalam hal ini reengineering diterapkan untuk mempertahankan posisi yang lebih baik di masa mendatang.
3. Perusahaan market leader menginginkan meninggalkan market challenger dengan satu lompatan yang sangat jauh ke depan, sehingga tidak bisa terkejar lagi oleh para pesaingnya.

d. Menciptakan Virtual Company
Virtual company memiliki beberapa definisi yaitu:

1. Suatu organisasi yang hanya menggunakan komputer dan teknologi komunikasi yang memiliki kemudahan dalam mengatur administrasi untuk berkomunikasi dengan pihak klien, menggunakan media telepon, fax, email, internet, IM, dan videoconference yang tidak dibatasi oleh waktu dan ruang.
2. Virtual company adalah gabungan dari E-Commerce and Internet & World Wide Web.
3. Virtual company (VC) adalah salah satu metode yang dapat membuat owner dan manager mengatasi menegement yang dibutuhkan. VC dilengkapi dengan administrasi, kreatif dan teknikal skill serta pelayanan yang dapat membantu entrepreneurs dan professionals lebih mudah mengatur bisnis yang akan dijalankan.

Untuk membangun sebuah Virtual Company, ada beberapa komponen yang dapat digunakan diantaranya :

• Email
Hampir semua company menggunakan email dalam proses komunikasi, kapanpun dan dimanapun.
• Sistem yang otomatis dan mudah digunakan
Menggunakan suatu apikasi sistem informasi yang bekerja secara otomatis untuk menggantikan pegawai secara langsung, dengan demikian waktu yang digunakan lebih efisien.
• Digital company
Membuat elektronik company secara on-line.dengan system online , pegawai dapat bekerja kapanpun dan dimanapun.
• Monitoring
Mempermudah memonitor apikasi situs web
• Infrastruktur
Sarana infrastruktur akan dibutuhkan untuk menjalankan konsep sebuah VC.
• Motivasi
Memotivasai user agar on-line
• user-friendly 
• user dapat dengan mudah memahami tools yang ada

E. Membangun Knowledge Creating Company
Membangun Knowledge Creating Company dibutuhkan poin-poin penting yaitu :

1. Important knowledge in Company :

• Cara menghadapi persaingan global.
• Cara menjaga kepuasan pelanggan.
• Cara mengantisipasi dinamika persaingannya secara tepat melalui pengembangan virtual Lego Factory.
• Cara menghadapi arena persaiangan dengan film-film yang sedang beredar dengan kualitas box-office, misalnya Star Wars dan Harry Potter.
• Melaksanakan program restrukturisasi yang terdiri dari downsizing dan downscoping.

2. Cross cultural interfaces & Knowledge domain :

• Lego Group mengirimkan produknya kepada retail-retail kecil yang terdapat di dalam database Lego Group sejak tahun 1950.
• Penjualan saham Legoland (Taman Bermain Lego) kepada Blackstone senilai US$450 juta dan penglepasan aset non-produktif di AS, Korea Selatan, dan Australia merupakan bentuk divestasi Lego dalam kaitannya dengan program turn around. Divestasi ini menghasilkan efektivitas dan efisiensi perusahaan yang secara langsung meningkatkan kinerja Lego.

Setelah analisis yang luas, ada enam kunci yang harus dilakukan perusahaan untuk membuat dan mendukung kegiatan ini:

• Upaya inovasi langsung oleh eksekutif yang menguasai dalam bidang pengetahuan.
• Mendorong otonomi individu untuk memberikan ruang bagi pengembangan pengetahuan
• Konstan mempertahankan rasa urgensi untuk menghindarkan atau menghilangkan kebiasaanyang buruk
  
• Memastikan informasi umpan balik
• Melibatkan sebanyak mungkin individu dalam proses berfikir
• Menerapkan manajemen menengah-atas-bawah ,yang melihat manajer menengah sebagai posisi terbaik untuk membentuk sintesis yang realistis eksekutif ,aspirasi dan oprasional.

Sumber https://www.blakbin.com/

Bagikan Artikel ini