Pengertian Surat, Fungsi Surat, Syarat-Syarat Surat yang Baik, dan Berbagai Bentuk/Format Surat

IndoINT.com_ Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis. Ditinjau dari sifatnya, surat adalah jenis karangan paparan. Di dalam paparan tersebut penulis mengutarakan maksud dan tujuannya serta menjelaskan apa saja yang ingin ditulis dalam surat tersebut. Ditinjau dari peraturannya, surat adalah percakapan yang tertulis, sejenis ragam percakapan (dialog) seperti yang biasa dipakai dalam kehidupan sehari-hari. Ditinjau dari fungsinya, surat adalah alat komunikasi tertulis. Surat bisa dikatakan sebagai alat komunikasi yang efektif, praktis, dan ekonomis.

1. Efektif, karena informasi yang disampaikan sesuai dengan sumber aslinya, tanpa adanya penyingkatan atau istilah-istilah khusus yang sulit dimengerti oleh penerimanya, seperti dalam sarana telegraf, teleks, atau sms.

2. Praktis, karena surat merupakan sarana komunikasi yang dapat menyimpan rahasia atau juga dapat memuat informasi secara panjang lebar dibandingkan dengan sarana komunikasi lainnya dengan biaya yang dapat terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat.

3. Ekonomis, karena biaya pembuatan serta pengirimannya jauh lebih murah dibandingkan sarana komunikasi lainnya.

 www.IndoINT.com

• Fungsi Surat

1. Sarana komunikasi yang efektif, praktis, dan ekonomis.

2. Menjadi wakil dari pembuat surat dengan membawa pesan atau informasi yang ingin disampaikan kepada penerima.

3. Dijadikan sebagai bahan bukti yang memunyai kekuatan hukum.

4. Menjadi sumber data yang dapat digunakan sebagai informasi atau petunjuk keterangan untuk ditindaklanjuti.

5. Mengingatkan seseorang dalam kegiatan atau aktivitasnya pada masa lalu yang biasa dipergunakannya untuk melakukan kegiatan selanjutnya bagi yang bersangkutan.

6. Menjadi surat jaminan, seperti jaminan keamanan pada surat jalan atau jaminan tanggungan pada surat gadai.

7. Mengikat antara dua pihak dengan kekuatan hukum, misalnya surat kontrak.

8. Menjadi alat promosi bagi biro, kantor, atau perusahaan pengirim surat kepada penerima surat atau siapa pun yang membaca surat tersebut.
9. Menghemat, baik waktu, tenaga, maupun biaya karena selembar surat telah dapat mewakili kedatangan pembuat surat secara nyata.

• Syarat-Syarat Surat yang Baik

1. Surat harus disusun dengan teknik penyusunan yang benar.
a. Bagian-bagian surat ditata dengan tepat sesuai dengan aturan atau pedoman yang telah ditentukan.
b. Diketik dengan betul, jelas, bersih, dan rapi.
c. menggunakan kertas yang sesuai dengan ukuran, jenis, dan warna.
2. Maksud surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit agar menguntungkan kedua belah pihak.
a. Penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu.
b. Pengirim memeroleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.
3. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang benar atau baku sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Selain itu, bahasa surat harus logis, wajar, hemat, cermat, sopan, dan menarik.

• Berbagai Bentuk/Format Surat

• Full Block Style (bagian bentuk lurus penuh/blok penuh)

Full block style atau bentuk lurus penuh yaitu semua bagian surat diketik penuh pada margin kiri.
Contoh:

Keterangan:
1. Angka pada bagian tersebut menunjukkan bagian-bagian surat.
2. Semua bagian surat ditulis mulai dari margin kiri.
3. Cap/stempel diletakkan lurus margin kiri atau diletakkan di sebelah kanan tanda tangan.

• Block Style (bentuk lurus/blok)

Block style atau bentuk lurus hampir sama dengan Full Block Style, tetapi pengetikan akhir di margin kanan.
Contoh:

Keterangan:
1. Beberapa bagian surat bentuk ini diketik dari margin kiri.
2. Tanggal, salam penutup, dan pengirim ditulis di sisi kanan.
3. Salam penutup diketik dari margin kiri.
4. Tanggal surat diketik lurus dengan nomor surat.

• Indented Style (bentuk lekuk)

Indented Style atau bentuk lekuku yaitu susunan surat baris pertama (nama perusahaan) dimulai pada garis margin surat. Kemudian, baris keduanya (nama jalan) dimulai kira-kira lima spasi dari garis margin kiri dan baris berikutmnya (nama kota) dimulai kira-kira sesudah sepuluh spasi (lima huruf atau lima hentakan) dari garis margin kiri. Pada isi surat setiap alinea baru dimulai sesudah lima spasi dari garis margin kiri.
Contoh:

• Semi Block Style (semi bentuk lurus)

Semi Block Style atau setengah bentuk lurus yaitu campuran antara bentuk block style dengan indented style. Pengetikan alamat suratnya sama dengan bentuk block style, sedangkan isi suratnya diketik menurut bentuk indented.
Contoh:

Keterangan:
1. Bagian-bagian surat ditulis dengan bentuk lurus, kecuali isi surat.
2. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketuk dari margin kiri.
3. Jarak antaralinea cukup setengah spasi.

• Official Style (bentuk resmi)

Pada bentuk ini alamat surat diketik pada sebelah kanan surat dan letaknya di bawah tanggal surat. Pada margin kiri ditulis secara berurutan ke bawah: nomor surat, lampiran, dan hal. Setiap alinea baru pada sisi surat dimulai lima hentakan (kira-kira lima huruf) dari garis margin kiri. Bentuk surat ini dipergunakan di instansi-instansi pemerintah.
Contoh:

• Hanging Indented (bentuk alinea bergantung)

Dalam bentuk ini alamat diketik menurut bentuk block style. Setiap baris pertama dari alinea surat dimulai pada margin kiri. Baris kedua dan selanjutnya pada setiap alinea diketik kira-kira lima ketukan dari baris pertama atau dari margin kiri.
Contoh:

• Square Style (bentuk persegi)

Contoh:

Keterangan:
1. Semua bagian surat ini diketik dari margin kiri seperti bentuk lurus penuh, kecuali tanggal surat ditulis di sebelah kanan nomor surat.
2. Kepala surat bisa juga dibuat semetris di tengah.
3. Antaralinea dalam surat diberi jarak setengah atau satu spasi.

• Bentuk Gaya Depdiknas

Contoh:

Keterangan:
1. Alamat surat menggunakan kata kepada dan diikuti tanda titik dua, lainnya menjorok ke dalam lurus atau setelah titik dua nomor surat.
2. Isi surat dan tembusan ditulis seperti bentuk balok, tetapi dimulai lurus atas setelah titik dua nomor surat.
3. Tidak menggunakan salam pembuka dan salam penutup.

• Bentuk Centering Penuh/ Simetris Penuh

Contoh:

  Keterangan:
Semua baris surat diketik dengan jarak yang sama antara kanan dan kiri dari garis tengah.

•  Bentuk Centering/Simetris

Contoh:

 

 Keterangan:

1. Ada bagian yang dibuat simetris, ada bagian yang dibuat seperti alinea biasa.

2. Bentuk ini biasa digunakan untuk membuat surat keputusan, surat berharga, ijazah, atau sertifikat.

Sumber http://www.ilmubindo.com/

Bagikan Artikel ini